2010_0723赤崁扶輪社第47次理事會會議記錄

 

時間: 99723下午910分至950

地點:大億麗緻4樓

主席: Channing        

記錄: Vivi

出席: Cindy / Cement / Terry / James

請假: Life / Joy(出國) / K.Y  / Tiger / Vincent

 

議題一、年度經費(追加青年領袖營及買相機等)

提案人: Channing附議: Cindy

討論發言: 增列支出預算青年領袖營之註冊費及購買相機,青年領袖營註冊費採全額補助,相機先訪價三種型號,由理事會決議購買。

決議: 年度經費預算報告於Closed Meeting時公告。

 

議題二、年度行事曆家庭日時間變更

提案人: Channing 附議: Terry

討論發言: 目前確定變更日期為8月6日改為87舉辦父親節家庭日,其餘視活動內容必要時再調整。

決議: 父親節家庭日改為8月7日舉辦。

 

議題三、 內規修正

提案人: Terry 附議: Channing

討論發言: 內規修正如附件

決議: Closed Meeting時報告

 

議題四、 植樹計畫(與友社一起或自行辦理)

提案人: Terry 附議: Cement

討論發言: 配合第三分區各社,栽種地點為立德管理學院。

決議: 全數通過。

 

議題五、 OutboundInbound學生處理原則

提案人: Terry 附議: Channing

討論發言: 以往的支出預算僅含Inbound及接待家庭的補助,最近的立法陸續通過含YEP年會補助,YEP領袖營補助及RYLA補助,但其實YEP OUTBOUND家庭所需的支出甚為龐大,且社內最重要的項目即是推動YEP,是否也該訂立補助辦法以符合鼓勵社員推動的精神?

Channing:我認為用補助明細較不妥當,畢竟我們是以鼓勵社員推薦子女為主要目的,應以獎勵方式較適宜,額度比照INBOUND以一千美元(1:33)作為YEP OUTBOUND零用金。

決議: 全體通過列入內規及增列支出預算項目。

 

議題六、 23closed meeting流程

提案人: Terry 附議: Channing

討論發言: Sonia;團隊介紹;財務長年度經費說明;行政主委年度行事例說明內規說明; 臨時提案

決議: 製作議程投影片,由James擔任宣誓司儀。

 

議題七、 追認上次臨時理事會事宜

提案人: Channing 附議: Terry

討論發言: 1.追認青年領袖營補助

2.同意B.A申請入社,追認入社日為7月1日。

決議: 全數通過。

 

 

下次理事會時間為: 2010/8/20

 

附件:

 

 

赤崁扶輪社內規

                                                           2010-7-26修訂

一、入社程序

新社員入社程序

  現職社員(推薦人)先與社員主委諮詢職業分類後,邀請準社員來社例會

新社員入社審查依扶輪規程採保密原則,在為避免準社員及推薦人承受太大壓力。社員在向參加例會準社員問候致意時,以‘歡迎參加此次例會’為基調為宜,在未經過審查程序前,均不宜當全體社員前宣示邀請入社。

準社員申請入社前,原則上要出席例會兩次以上,該次例會之餐費由幹事向推薦人收取。closed meeting, 非社員不能出席例會 

  社長秘書社員主委及推薦人至準社員工作場所(或家中)進行訪問並邀請入社

攜帶物品: 相機, 扶輪社宗旨, 職業分類表, 入社申請單

介紹扶輪社介紹赤崁社→準社員確認職業分類(職業分類如有與現職社員重覆, 要徵求現職社員同意) 再邀請入社取社名

  社員向推薦人提出入社申請表

  兩名推薦人聯名簽署推薦。除原推薦人(應負責鼓勵準社員出席與協助準社員與社員聯誼)外,另一位推薦人由新社員委員會主委安排資深社員擔任,(99-5-21理事會通過) 此人具有導師的角色,負責向準社員介紹扶輪社運作,安排新社員加入委員會,期限為一年

職業分類委員會、社員委員會審核通過後再由社員主委備齊社員入社申請文件,向秘書提出要求排入理事會議程審查

      準社員入社案經理事會通過後,應於緊接的closed meeting中公布之,並由推薦人(上述二人)介紹社員若在下一次例會結束前無社員以書面向理事會提出異議,則表示準社員通過入社審查;若有一人以上反對,則由理事會議該入社申請案並做出最後決定

  無論通過與否均由秘書通知當事人審查結果入社審查通過,應向準社員解釋入社收費規則並請準社員依規定繳費

準社員經財務長確認繳清入社相關費用後,即取得社員資格。

  社員主委安排新社員入社宣誓儀式

  節目主委安排在例會中作職業介紹。

  新社員主委安排新社員講習

 

二、例會相關

  1. 健行屬聯誼活動,以不併入例會為原則。
  2. 例會座次依單雙號分桌次,以促進社員交流。
  3. 週會記錄應揭露二週內之活動。

 

三、社費收支

4.  本社例費說明:
(1) 費用=入社費(一生一次)+年費(半年繳一次)+四大服務捐款(半年繳一次)+扶輪月刊

   (半年繳一次)+餐費(月繳)

(2) 入社費NT$15,000/人,一生一次,若為他社轉入之社員則免繳。

(3) 年費(常年社費) NT$2,000/人,年度之6月及12各繳交一次,每次繳交NT$1,000元。

(4) 四大服務捐款NT$22,000/人,用途內容涵蓋社務服務、職業服務、社區服務

      及國際服務(但此捐款不含EREY)度之6月及12月各繳交一次,每次繳交

      NT$11,000元。

(5) 扶輪月刊NT$1,200 /人,年度之6月及12月各繳交一次,每次繳交NT$600元。

(6) 餐費每月NT$2,400/人,於每月初第一次例會繳交。

  1.  社員經理事會同意請假或免出席期間,除餐費得於出席時按次收取(依例會或家庭日費用)外,其他例費(年費、扶輪月刊費、四大服務捐款)應於請假或免出席期間開始前繳清。
  2. 常年社費應依細則第6章第2條於61起及121起分2期繳納。逾期一個月未繳款者,由祕書書面發文通知,十天內未繳清者,即依章程第12章第3條終止社籍。理事會)
  3. 家庭日活動,眷屬餐費比照社員,但國中()以下不收費。
    1. 代表參加友社授証或聯合例會之出席社員均可依實支實付補貼餐費,並由每月餐費款項下支出,若報名參加人數超過當時社員數之半數,便以配合聯合例會之方式進行。對友社來訪之當屆社長、秘書均不收註冊費用,由餐費結餘款項下支出。
    2. 紅箱收入可為服務活動經費之一。

10.  服務計畫支出以年度預算專項支應為原則,若超出預算,得由基金主委召集服務主委及財務長研提動支紅箱超收部份之預算案,提交理事會決議。

11.  新社員訓練講習流程與預算
編列一筆預算作為訓練費用,搭配四大服務基金預算,有類似活動時透過理事會動用此款項,場地費(含餐費)補助上限為2000元。

 

★  新社員講習流程如下:

前十分鐘報到幹事布置會場 (叢書, 海報, 電腦與投影機等)

秘書擔任司儀: 掌控會場, 引導新社員入坐, 介紹講師

講習時間預計兩小時

30分鐘 → 認識扶輪

5 分鐘  →  Tea time

40分鐘 → 扶輪社組織架構與營運

5分鐘 → Tea time

40 分鐘 → 扶輪社組織章程與施行細則

指導人 CP, PP

講師社長社長當選人社員主委(或有意願之社員)

(講師應有適度鼓勵)(99-5-21理事會)

 

12.  費用: 社內補助2000(場地費, 點心, 餐費, 依實際支出申請. 如講習時未動支補助款, 可於與新社員有關活動時再動支) (99-5-21理事會

 

四、出席計算

13.  本社社內出席係自RI核準日(2008.1.30)開始計算正式出席率。

14.  核算社內年度出席率由當年2月1日至隔年1月31日為一週期,自各社員入社日起第一個例會開始計算,凡在此段期間內有缺席者,只要補滿出席次數均以社內全勤鼓勵之。但呈報RI之出席率計算,仍依RI規定為之。

15.  出席率  社員必須︰

(1) 上半年及下半年各至少出席或補出席本社百分之五十之例會

(2) 上半年及下半年各至少出席本社百分之三十之例會(助理總監,如國際扶輪理事會之定義,可免遵守此一規定)。如社員未能滿足以上出席規定,除非理事會同意缺席之理由正當,否則其社籍應予以終止。(2009.09.18理事會)

16. 社員因故無法連續出席時,得以連續三個月為單位請假,如逾三個月則需申請免出席,惟請假或申請免出席期間不得逾6月30日。請假或申請免出席均須事前以書面提出申請,經理事會同意後並繳交應繳款項請假或免出席始生效力。有請假或申請免出席紀錄者,當年度即無全勤。

17.  終止社籍不繳社費 程序:社員逾規定期限30天仍未繳社費者,應由本社秘書以書面通知,送達其最新之通訊處。經通知後逾10日仍不繳納時,得經由理事會決定,終止該社員之社籍。(2009.09.18理事會)

 

五、紅箱

18.  以社員結婚、生子(女)歡喜、直系喪儀、急難救助為原則
以每人一百元紅箱捐款方式表達心意,依當時社員人數收取,不忌單雙數,由幹事收取再由社長或其代表交予當事人。惟社員結緍禮金總數以不少於2000為原則,社員攜眷參加不另收禮金。

19.  基於社與社的關係,經理事會同意,對友社社員的喜事禮金為2000元,喪儀為1100元。

20.本於歡喜原則及對等inbound學生在台灣的旅遊費用, 本社社員子女如擔任outbound學生, 代表本社在國外參與活動期間, 給予零用金美金1000元.

六、委員會組織

21.社長當選人於三月三十一日前任命五大主委及各子委員會主委. 各委員會主委任期一年,但各委員會至少應有三位委員,保持一位在任主委、一任前任主委再加上至少一位委員的模式,以確保社務推動之延續與傳承。委員會名單應於新年度第一次理事會中同意並公布之。

 

七、選舉

22.提名委員會設立方式
提名委員會共五人,其中現任社長及社長當選人(此二人為下任當然理事)為當然委員,並由社長當選人擔任召集人,另三位則於每年十月之社務行政會議中徵求社員擔任。提名委員會應於十一月之社務行政會議中公佈提名名單。

23.職員及理監事選舉方式
選務人員:發票人、監票人、唱票人均當場徵求社員擔任。
例會後進行社員大會,先進行理事選舉,選票上印有全體扶輪社員名單,惟前面九位依提名名單排列(並對每位社員另提供圈選九位參考名單),共圈選十位,九位當選,一位候補。關於監事選舉,共圈選三位。會後舉行理監事聯席會議,由理事推舉常務理事(例由下任社長、秘書、社長當選人擔任),再由理事於常務理事中選出理事長(例由下任社長擔任)。常務監事由監事互推出一人擔任。糾察由新任社長提名徵求理事同意擔任。

 

八、其他

24.原則上由新當選之理事於第一次理事會時確認當屆內規,於closed meeting宣佈, 修改亦同。

25.如遇未經理事會討論之突發捐款狀況,需經三位理事同意,其中包含社長或祕書(二擇

一),財務長及一位理事,共三位的同意,依憑據向社內請款,並於下次理事會中提

案追認。(2009.10.20理事會)

26.地區外之扶輪講師,酌予補助交通費。(案例: PDG Joe為扶輪人,依慣例不支領講師費,因遠道自台北來,補貼高鐵來回車資(進位至整數)(2009.11.20理事會))

27.社內存款超過百萬時得將社的帳戶改為綜合存款戶,得撥40萬元存六個月機動定存,另撥30萬元存三個月機動定存。(2009.12.18理事會)

28.職業參訪算一次例會,無法參加則需補出席,社內補助遊覽車資,當天餐費$600則以全社人數捐出作為中華扶輪獎學金。

29.YEP接待家庭及推OUTBOUND學生條件資格之審核,由每任YEP主委來協調,大原則以對YEP之貢獻來作優先推薦。

30.為加強與Inbound 學生互動,若Inbound 學生參加例會活動,皆不另收取註冊費。

31.YEP年會: YEP委員會委員及接待家庭成員皆全額補助註冊費。住宿費依官方報價補助一半,若主辦單位或地區有提供共乘交通工具則不補助交通費。其他社員及寶眷參加則比照年會補助餐費。

32.接待家庭補助款於Inbound學生入住時撥付

  1. RYLA學員: 由社內推荐, 如超額, 依報名先後推荐之. 補助: 依年度遇算編列, 至少補助80%, 學員需於受訓後, 至社內報告心得與心情分享, 會後再給予補助款.

 

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赤崁扶輪社 / Rotary Club of Saccam, Tainan City, Taiwan

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